Kuliah Tamu MPTI

Pada tanggal 23 februari 2012 berlangsung kuliah tamu mengenai manjemen proyek, dimana sebagai pembicara adalah Bapak Tri Joko Wahyuni Adi, PhD yang merupkan salah satu dosen jurusan Tekhnik Sipil ITS. Adapun materi yang disampaikan oleh beliau akan saya jelaskan di bawah ini :

Apa sih proyek?

Proyek memiliki pengertian yaitu  suatu kegiatan  sementara (yang berlangsung sementara) dengan alokasi jangka waktu tertentu dengan alokasi sumber daya yang ada dan dimasukkan untuk  melakukan fungsi  yang telah ditetapkan (Suharto, 1999).

Sedangkan menurut  PMBOK (Project Management Body of Knowledge), proyek adalah : A project is temporary endeavour under taken to create a  unique product or service.

Berdasarkan kedua pengertian diatas, jelaslah apa itu proyek, selama sebuah kegiatan yang temporary, memiliki alokasi waktu serta alokasi sumber daya maka dapat dikatakan kegiatan tersebut merupakan sebuah proyek baik itu menghasilkan sebuah produk yang unik maupun jasa.

Tiangle constraints proyek :

1. Quality

2. Time

3. Cost

 Constraint tersebut berbentuk segitiga bermakna bahwa ketiga constraint tersebut sama pentingnya dalam memanage sebuah proyek. Jika quality yang diinginkan bagus maka akan berpengaruh kepada time dan cost, begitu juga jika time yang menjadi fokus proyek maka akan mempengaruhi quality dan cost. 

Dalam PMBOK, manajemen proyek dibagi kedalam 9 area keilmuan , diman untuk menjadi seorang manajer proyek harus mempelajari ke sembilan area keilmuan tersebut. Adapun 9 area keilmuan tersebut :

• Frame : Project Integration Management
• Core : Project Scope, Time, Cost, Quality
• Supporting : HRD Management, Risk Management, Procurement Management, Communication Management

 

Integration management yang mengintegrasikan dan mengkoordinasi seluruh manajemen core maupun pendukungnya.

Dari keilmuan diatas perlu diperhatikan juga untuk keseimbangan knowledge :

• Technical Aspects (hampir semua dapat dilakukan ataupun dihitung)
• Socio cultural aspects

Dikarenakan dilapangan proyek tidak hanya sebatas pelaksanaan teori tetapi banyak orang yang telibat didalamnya (stakeholder) salah satunya lingkungan sekitar proyek dimana diperlukan tidakan khusus yang tidak ada dalam teksbook.

Scope Management

What is your job what is my job ? (lingkup kerja)

1.       Scope planning

2.       Scope definition

3.       Create WBS

4.       Scope verification

5.       Scope control

Time Management

Activity definition --> Activity Sequencing --> Resource Estimating --> Duration Estimating --> Schedule Development & Control.

Time 

Duration = input/output = volume/productivity

Input  [materials , conditions, equipment] : Activity list , Constraint,  Assumption, Resources Req’ D, Resource capability,  Historical info

Output : Activity Duration Estimate

Cost Management :

• Cost estimating
• Cost budgeting
• Cost control 

Estimasi Biaya Proyek :

Estimasi Kasar oleh Pemilik proyek (Parametric estimation accuracy 15-30%)

Estimasi Pendahuluan (oleh konsultan perencana -  Bottom up estimation, Accuracy 10-15%)

Estimasi (oleh kontraktor Bottom up estimation  5-10%)

Pendanaan proyek bersumber dari :

• Dana pemerintah (APBN)
• Dana swasta (private)
• Kerjasama pemerintah dengan swasta (Public private partnership -- PPP) 

Quality Management :

• Quality Planning
• Quality Assurance --> proses
• Quality control --> hasil akhir

Risk Management : 

• Risk Identification
• Risk Analysis
• Risk Response
• Risk monitoring & control

Procurement Management

Sellect Seller --> Contract Administration

 

Contoh Proyek IT

Contoh Proyek TI yang gagal

Perkembangan Teknologi Informasi saat ini sangatlah pesat. Semua organisasi/perusahaan berlomba-lomba menginvestasikan dana mereka kedalam proyek IT yang modern untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses bisnisnya yang akhirnya akn menguntungkan perusahaan/organisasi tersebut. Termasuk birokrasi , saat ini juga telah beralih ke teknologi informasi dalam menjalankan tugas kepemerintahan yang diaanggap akan mempercepat pelayanan kepada masyarakat dan keefektivitasan serta efisiensi akan tercapai.

Pemda Cirebon , dalam hal ini sebagai eksekutif kabupaten Cirebonmembuat suatu gebrakan pelayanan kependudukan dengan menggunakan teknologi informasi.  Dimana program Information Teknology (IT) Departemen Dalam Negeri (Depdagri) di anggarkan dalam APBD Kab.Cirebon sebesar Rp. 1.3 Milyar pada Dinas Kependudukan Catatan Sipil dan Keluarga Berencana (Disdukapil) . Dengan teknologi ini diharapkan peningkatan pelayanan kepada masyarakat Cirebon akan meningkat.

Tetapi dalam pelaksanaannya, proyek IT  ini dinilai gagal total Pasalnya, program yang dianjurkan Menteri dalam Negeri tahun 2006 lalu ini seharusnya sudah sudah online. Namun hingga kini, proyek yang dikerjakan CV. Zapa Trill Utama Semarang ini, belum optimal sama sekali. Pengurusan pembuatan KTP (kartu tanda penduduk) dan KK (kartu keluarga) masih mengunakan sistem manual, orang orang pegawai kecamatan masih sering wara wiri untuk mengantarakan data data pemohon KTP.

Menurut Kepala Disdukcapil Kabupaten Cirebon Drs. Rahmat Sutrisno,MSi kepada SC berhubung saya baru menjabat sebagai Kadis maka permasalahan IT tersebut masih kurang paham, bahkan ketika SC menanyakan online IT kapan bisa maksimal ? Kadis justru balik tanya kepada Suara Cirebon bahwa Online tuh apa sih mas. Biar nanti dijelaskan oleh bagianya. ungkapnya.

Menurut penulis kegagalan proyek IT pada Pemda Cirebon ini dikarenakan : 

• Manajemen proyek yang buruk: Ketidakjelasan tanggung jawab karena banyaknya kepemilikan proyek; tidak adanya atau lemahnya pengawasan; pengadaan yang tidak efektif.
• Dominasi politik dan kepentingan pribadi: Fokus dari pemain utama terhadap kebutuhan dan tujuan personal, sering berkenaan dengan “permainan politik”, dengan gejala seperti perkelahian di dalam, resistensi karena takut kehilangan kekuasaan, kehilangan sumber pendapatan ilegal serta korupsi.Rancangan yang tidak realistis/buruk: Terutama disebabkan kurangnya masukan dari stakeholder lokal, mengarah pada rancangan yang terlalu teknis, terlalu ambisius, atau ketidakcocokan dengan lingkungan (budaya, nilai) dan kebutuhan lokal; terutama terjadi dimana donor, perusahaan dan konsultan asing terlibat. Masalah rancangan lainnya: kurangnya piloting, kurangnya struktur organisasi yang cocok. 
  
• Kurangnya kompetensi yang diperlukan: Kurangnya pengetahuan dan keahlian IT para pengembang, pekerja dan pengguna/operator; kurangnya pengetahuan lokal pada pengembang.

Sumber : http://seputarcirebon.blogspot.com/2009/04/proyek-it-disdukcapil-gagal.html

Perbedaan Proyek TI dan Non TI

MPTI Pertemuan Kedua 17/02/2012

Pada pertemuan kedua kali ini, materi yang di bahas adalah Pengantar Manajemen Proyek. Sebelum ke manajemen proyek, lebih baik kita mengetahui apa sih pengertian proyek itu?. Proyek adalah sebuah usaha keras yang bersifat temporary untuk membuat produk, jasa atau hasil yang unik. (Kathy Schwalbe). Proyek menurut  Harold Kerzner memiliki beberapa rangkaian aktifitas dan pengerjaan yang :

• Memiliki tujuan spesifik  yang harus diselesaikan dalam batas-batas spesifikasi yang sudah ditentukan
• Memiliki ketentuan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya 
• Memiliki keterbatasan pembiayaan
• Menggunakan sumberdaya (seperti uang, orang, peralatan dll)

Adapun proyek memilik karakteristik :

• Temporary (tidak akan selamanya, memiliki akhir)
• Menghasilkan produk, jasa atau hasil yang unik
• Berkembang secara bertahap
• Membutuhkan sumber daya
• Harus memiliki customer/client utama atau sponsor
• Penuh dengan ketidakpastian
• Membutuhkan koordinasi dan tim

Sehingga manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, keterampilan-keterampilan, tools dan teknik-teknik pada aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan stakeholders dan untuk mencapai sasaran-sasaran proyek.

Dasar Manajemen Proyek

Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :

• Tujuan Manajemen Proyek, tujuan manajemen proyek TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. Ukuran keberhasilan proyek apabila ruang lingkupnya tercapai , kualitasnya terpenuhi, selesai sesuai jadwal dan menggunakan dana sesuai dengan yang disediakan.
• Proses manajemen proyek, manajemen proyek TI mengacu pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup  fase inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.
• Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.
  Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management). 

Perbedaan Proyek IT dan Non IT

Proyek IT adalah proyek yang memanfaatkan bidang teknologi (cara, metode, konsep,teknik) yang berhubungan erat dengan pengolahan data menjadi informasi yang berguna bagi proses bisnis sebuah organisasi/perusahaan. Sedangkan Proyek non IT proyek yang dalam pelaksanaannya tidak menggunakan teknologi dalam mengolah data untuk menghasilkan informasi. Untuk lebih lengkapnya perbedaan [proyek IT dengan non IT dapat dilihat pada Mindmap di bawah ini :