Kuliah Tamu MPTI

Pada tanggal 23 februari 2012 berlangsung kuliah tamu mengenai manjemen proyek, dimana sebagai pembicara adalah Bapak Tri Joko Wahyuni Adi, PhD yang merupkan salah satu dosen jurusan Tekhnik Sipil ITS. Adapun materi yang disampaikan oleh beliau akan saya jelaskan di bawah ini :

Apa sih proyek?

Proyek memiliki pengertian yaitu  suatu kegiatan  sementara (yang berlangsung sementara) dengan alokasi jangka waktu tertentu dengan alokasi sumber daya yang ada dan dimasukkan untuk  melakukan fungsi  yang telah ditetapkan (Suharto, 1999).

Sedangkan menurut  PMBOK (Project Management Body of Knowledge), proyek adalah : A project is temporary endeavour under taken to create a  unique product or service.

Berdasarkan kedua pengertian diatas, jelaslah apa itu proyek, selama sebuah kegiatan yang temporary, memiliki alokasi waktu serta alokasi sumber daya maka dapat dikatakan kegiatan tersebut merupakan sebuah proyek baik itu menghasilkan sebuah produk yang unik maupun jasa.

Tiangle constraints proyek :

1. Quality

2. Time

3. Cost

 Constraint tersebut berbentuk segitiga bermakna bahwa ketiga constraint tersebut sama pentingnya dalam memanage sebuah proyek. Jika quality yang diinginkan bagus maka akan berpengaruh kepada time dan cost, begitu juga jika time yang menjadi fokus proyek maka akan mempengaruhi quality dan cost. 

Dalam PMBOK, manajemen proyek dibagi kedalam 9 area keilmuan , diman untuk menjadi seorang manajer proyek harus mempelajari ke sembilan area keilmuan tersebut. Adapun 9 area keilmuan tersebut :

• Frame : Project Integration Management
• Core : Project Scope, Time, Cost, Quality
• Supporting : HRD Management, Risk Management, Procurement Management, Communication Management

 

Integration management yang mengintegrasikan dan mengkoordinasi seluruh manajemen core maupun pendukungnya.

Dari keilmuan diatas perlu diperhatikan juga untuk keseimbangan knowledge :

• Technical Aspects (hampir semua dapat dilakukan ataupun dihitung)
• Socio cultural aspects

Dikarenakan dilapangan proyek tidak hanya sebatas pelaksanaan teori tetapi banyak orang yang telibat didalamnya (stakeholder) salah satunya lingkungan sekitar proyek dimana diperlukan tidakan khusus yang tidak ada dalam teksbook.

Scope Management

What is your job what is my job ? (lingkup kerja)

1.       Scope planning

2.       Scope definition

3.       Create WBS

4.       Scope verification

5.       Scope control

Time Management

Activity definition --> Activity Sequencing --> Resource Estimating --> Duration Estimating --> Schedule Development & Control.

Time 

Duration = input/output = volume/productivity

Input  [materials , conditions, equipment] : Activity list , Constraint,  Assumption, Resources Req’ D, Resource capability,  Historical info

Output : Activity Duration Estimate

Cost Management :

• Cost estimating
• Cost budgeting
• Cost control 

Estimasi Biaya Proyek :

Estimasi Kasar oleh Pemilik proyek (Parametric estimation accuracy 15-30%)

Estimasi Pendahuluan (oleh konsultan perencana -  Bottom up estimation, Accuracy 10-15%)

Estimasi (oleh kontraktor Bottom up estimation  5-10%)

Pendanaan proyek bersumber dari :

• Dana pemerintah (APBN)
• Dana swasta (private)
• Kerjasama pemerintah dengan swasta (Public private partnership -- PPP) 

Quality Management :

• Quality Planning
• Quality Assurance --> proses
• Quality control --> hasil akhir

Risk Management : 

• Risk Identification
• Risk Analysis
• Risk Response
• Risk monitoring & control

Procurement Management

Sellect Seller --> Contract Administration

 

Contoh Proyek IT

Contoh Proyek TI yang gagal

Perkembangan Teknologi Informasi saat ini sangatlah pesat. Semua organisasi/perusahaan berlomba-lomba menginvestasikan dana mereka kedalam proyek IT yang modern untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi proses bisnisnya yang akhirnya akn menguntungkan perusahaan/organisasi tersebut. Termasuk birokrasi , saat ini juga telah beralih ke teknologi informasi dalam menjalankan tugas kepemerintahan yang diaanggap akan mempercepat pelayanan kepada masyarakat dan keefektivitasan serta efisiensi akan tercapai.

Pemda Cirebon , dalam hal ini sebagai eksekutif kabupaten Cirebonmembuat suatu gebrakan pelayanan kependudukan dengan menggunakan teknologi informasi.  Dimana program Information Teknology (IT) Departemen Dalam Negeri (Depdagri) di anggarkan dalam APBD Kab.Cirebon sebesar Rp. 1.3 Milyar pada Dinas Kependudukan Catatan Sipil dan Keluarga Berencana (Disdukapil) . Dengan teknologi ini diharapkan peningkatan pelayanan kepada masyarakat Cirebon akan meningkat.

Tetapi dalam pelaksanaannya, proyek IT  ini dinilai gagal total Pasalnya, program yang dianjurkan Menteri dalam Negeri tahun 2006 lalu ini seharusnya sudah sudah online. Namun hingga kini, proyek yang dikerjakan CV. Zapa Trill Utama Semarang ini, belum optimal sama sekali. Pengurusan pembuatan KTP (kartu tanda penduduk) dan KK (kartu keluarga) masih mengunakan sistem manual, orang orang pegawai kecamatan masih sering wara wiri untuk mengantarakan data data pemohon KTP.

Menurut Kepala Disdukcapil Kabupaten Cirebon Drs. Rahmat Sutrisno,MSi kepada SC berhubung saya baru menjabat sebagai Kadis maka permasalahan IT tersebut masih kurang paham, bahkan ketika SC menanyakan online IT kapan bisa maksimal ? Kadis justru balik tanya kepada Suara Cirebon bahwa Online tuh apa sih mas. Biar nanti dijelaskan oleh bagianya. ungkapnya.

Menurut penulis kegagalan proyek IT pada Pemda Cirebon ini dikarenakan : 

• Manajemen proyek yang buruk: Ketidakjelasan tanggung jawab karena banyaknya kepemilikan proyek; tidak adanya atau lemahnya pengawasan; pengadaan yang tidak efektif.
• Dominasi politik dan kepentingan pribadi: Fokus dari pemain utama terhadap kebutuhan dan tujuan personal, sering berkenaan dengan “permainan politik”, dengan gejala seperti perkelahian di dalam, resistensi karena takut kehilangan kekuasaan, kehilangan sumber pendapatan ilegal serta korupsi.Rancangan yang tidak realistis/buruk: Terutama disebabkan kurangnya masukan dari stakeholder lokal, mengarah pada rancangan yang terlalu teknis, terlalu ambisius, atau ketidakcocokan dengan lingkungan (budaya, nilai) dan kebutuhan lokal; terutama terjadi dimana donor, perusahaan dan konsultan asing terlibat. Masalah rancangan lainnya: kurangnya piloting, kurangnya struktur organisasi yang cocok. 
  
• Kurangnya kompetensi yang diperlukan: Kurangnya pengetahuan dan keahlian IT para pengembang, pekerja dan pengguna/operator; kurangnya pengetahuan lokal pada pengembang.

Sumber : http://seputarcirebon.blogspot.com/2009/04/proyek-it-disdukcapil-gagal.html

Perbedaan Proyek TI dan Non TI

MPTI Pertemuan Kedua 17/02/2012

Pada pertemuan kedua kali ini, materi yang di bahas adalah Pengantar Manajemen Proyek. Sebelum ke manajemen proyek, lebih baik kita mengetahui apa sih pengertian proyek itu?. Proyek adalah sebuah usaha keras yang bersifat temporary untuk membuat produk, jasa atau hasil yang unik. (Kathy Schwalbe). Proyek menurut  Harold Kerzner memiliki beberapa rangkaian aktifitas dan pengerjaan yang :

• Memiliki tujuan spesifik  yang harus diselesaikan dalam batas-batas spesifikasi yang sudah ditentukan
• Memiliki ketentuan tanggal mulai dan tanggal berakhirnya 
• Memiliki keterbatasan pembiayaan
• Menggunakan sumberdaya (seperti uang, orang, peralatan dll)

Adapun proyek memilik karakteristik :

• Temporary (tidak akan selamanya, memiliki akhir)
• Menghasilkan produk, jasa atau hasil yang unik
• Berkembang secara bertahap
• Membutuhkan sumber daya
• Harus memiliki customer/client utama atau sponsor
• Penuh dengan ketidakpastian
• Membutuhkan koordinasi dan tim

Sehingga manajemen proyek adalah penerapan dari pengetahuan, keterampilan-keterampilan, tools dan teknik-teknik pada aktifitas proyek untuk memenuhi kebutuhan stakeholders dan untuk mencapai sasaran-sasaran proyek.

Dasar Manajemen Proyek

Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :

• Tujuan Manajemen Proyek, tujuan manajemen proyek TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. Ukuran keberhasilan proyek apabila ruang lingkupnya tercapai , kualitasnya terpenuhi, selesai sesuai jadwal dan menggunakan dana sesuai dengan yang disediakan.
• Proses manajemen proyek, manajemen proyek TI mengacu pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup  fase inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.
• Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.
  Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management). 

Perbedaan Proyek IT dan Non IT

Proyek IT adalah proyek yang memanfaatkan bidang teknologi (cara, metode, konsep,teknik) yang berhubungan erat dengan pengolahan data menjadi informasi yang berguna bagi proses bisnis sebuah organisasi/perusahaan. Sedangkan Proyek non IT proyek yang dalam pelaksanaannya tidak menggunakan teknologi dalam mengolah data untuk menghasilkan informasi. Untuk lebih lengkapnya perbedaan [proyek IT dengan non IT dapat dilihat pada Mindmap di bawah ini :

Bumi Cinta..

            Bumi Cinta...Novel terbaru kang abik yang menurut saya merupakan novel bagus sama dengan novel-novel-kang Abik sebelumnya.Seperti novel-novel kang Abik sebelumnya, Bumi Cinta ini masih mengusung nuansa religius yang kental. Jika tiga novel sebelumnya bersetting di Mesir, kali ini kang Abik memutar haluan ke negara eks Komunis Rusia  atau yang dulu dikenal USSR dimana Stalin dan Lenin pernah berkuasa. Agak aneh memang novel reliji tapi berseting di negara yang tidak reliji ??  tapi disitulah letak keunikannya.

           Tokoh utama adalah Muhammad Ayyas seorang mahasiswa pascasarjana yang datang ke Moskow untuk melakukan riset tesis tentang kehidupan umat islam di Rusia pada masa pemerintahan Stalin. Teman Ayyas waktu SMP Devid mencarikan Apartemen untuknya. Dengan alasan keterbatasan dana dan kriteria yang diberikan Ayyas, Devid mendapatkan apartemen yang agak murah dan letak strategis tetapi harus berbagi dengan orang lain dan ternyata teman seapartemennya itu adalah dua orang nonik Rusia yang cantik jelita bernama Yelena dan Linor. Dengan terpaksa Ayyas tinggal satu apartemen dengan mereka sambil terus berdoa kepada Allah SWT agar diberi kekuatan dalam menghadapi godaan dari wantia-wanita cantik teman satu apartemennya.

            Tidak hanya itu, Prof. Abram Tomskii pembimbing Ayyas selama di Rusia tidak bisa membimbingnya dalam riset karena ada keperluan ke Istambul. Profesor pun merekomendasikan asistennya yang bernama Anastasia pakar sejarah Asia Tenggara. Anastasia ini digambarkan kang Abik sebagai dosen yang cantik,cerdas dan penganut kristen ortodoks yang taat. Hari demi hari di lewati Ayyas dengan melakukan riset dan membaca buku di ruangan Professor Tomskii bersama dengan Anastasia, diam-diam Anastasia menaruh hati pada Ayyas.

            Sementara itu Yelena seorang pelacur kelas atas hampir mati di pinggir jalan karena dicampakkan oleh pelanggannya. Dalam keadaan seperti itu, Yelena yang seorang atheis masih meminta pertolongan kepada Tuhan. Ya dalam hati kecilnya Yelena masih percaya Tuhan. Beruntung ada seorang gembel kota Moskow bernama Bibi Margareta yang menolong Yelena dengan bantuan Ayyas. Sedangkan Linor yang belakanggan di ketahui sebagai agen Mosad tengah merencanakan sebuah rekayasa pengeboman yang diarahkan kepada Ayyas sebagai tersangkanya.

           Cerita selanjutnya Yelena masuk Islam dan menikah dengan Devid. Sedangkan Linor menemukan kenyataan bahwa dirinya adalah seorang gadis Palestina tulen. Ia di titipkan oleh ibunya Salma Abdul Aziz kepada sahabatnya seorang relawan Inggris yang selama ini dia anggap sebagai ibunya. Linor berada dalam pergolakan jiwa yang hebat. Betapa ia sangat sedih telah menjadi seorang agen Mosad dan telah menyakiti saudara sebangsa dan senegara. Atas kekuasaan Allah SWT Linor masuk islam.

           Kang Abik sangat apik dalam menyajikan cerita ini. Muatan dakwah yang kental sangat jelas disampaikan. Penggambaran kota Moskow yang begitu detail mulai dari bandara, jalan-jalan, makanan khas dan gaya hidup masyarakat membuat kita terhanyut dalam cerita.

           Sampai hari ini belum ada kabar apakah novel ini akan di filmkan seperti novel sebelumnya. Jika di filmkan, bagi yang berminat untuk ikutan audisi lagi dipersilahkan untuk bersiap-siap ya ….

Ingin Tahu Kualitas Pribadi yang Disukai?

            Manusia sebagai mahluk sosial memaksa kita untuk selalu berinteraksi satu sama lainnya. Interaksi sosial yang terjadi dirasa perlu disertai dengan sikap/kualitas pribadi sehingga orang yang berinteraksi dengan kita merasa nyaman dan menyukai kita. Kualitas pribadi tersebut adalah :

• Ketulusan

          Ketulusan menempati peringkat pertama sebagai sifat yang paling disukai oleh semua orang. Ketulusan membuat orang lain merasa aman dan dihargai karena yakin tidak akan dibodohi atau dibohongi. Orang yang tulus selalu mengatakan kebenaran, tidak suka mengada-ngada, pura-pura, mencari-cari alasan atau memutarbalikkan fakta. Prinsipnya "Ya di atas Ya dan Tidak di atas Tidak". Tentu akan lebih ideal bila ketulusan yang selembut merpati itu diimbangi dengan kecerdikan seekor kancil. Dengan begitu, ketulusan tidak menjadi keluguan yang bisa merugikan diri sendiri.

• Kerendahan Hati

Berbeda dari rendah diri yang merupakan kelemahan, kerendah hatian justru mengungkapkan kekuatan. Hanya orang yang kuat jiwanya bisa bersikap rendah hati. Ia bagaikan padi, yang semakin berisi semakin merunduk. Orang yang rendah hati bisa mengakui dan menghargai keunggulan orang lain. Ia bisa membuat orang yang di atasnya merasa oke dan membuat orang yang di bawahnya tidak merasa minder.

• Kesetiaan

Kesetiaan sudah menjadi barang langka dan sangat tinggi harganya. Orang yang selalu setia bisa dipercaya dan diandalkan. Dia selalu menepati janju, punya komitmen yang kuat, rela berkorban dan tidak suka berkhianat.

• Positive Thingking

Orang yang bersikap positif (positive thingking) selalu berusaha melihat segala sesuatu dari kaca mata positif, bahkan dalam situasi yang buruk sekalipun. Dia lebih suka membicarakan kebaikan daripada keburukan orang lain, lebih suka bicara mengenai harapan daripada keputusasaan, lebih suka mencari solusi daripada frustasi, lebih suka memuji daripada mengecam, dan sebagainya.

• Keceriaan 

Karena tidak semua orang dikaruniai temperamen ceria, keceriaan tidak harus diartikan sebagai ekspresi dari wajah dan tubuh tapi sikap hati. Orang yang ceria adalah orang yang bisa menikmati hidup, tidak suka mengeluh dan selalu berusaha meraih kegembiraan. Dia bisa menertawakan situasi, orang lain, juga dirinya sendiri. Dia punya potensi untuk menghibur dan mendorong semangat orang lain.

Don't give up..

            Siapa sih yang tidak ingin sukses, bahagia, bergelimangan harta serta terhormat di dunia ini? saya yakin jawabannya semua orang pasti ingin. Tetapi pertanyaannya bagaimana kita meraihnya?. Tidaklah mudah meraih itu semua, perlu kerja keras, motivasi sekuat baja serta semangat yang tidak pernah mati. Kesuksesan tidaklah sim-salabim datang begitu saja seperti dalam dunia sulap, maupun seperti mimpi di siang bolong. Dari kecil kita dijejali pendidikan mulai dari dasar sampai dengan pendidikan tinggi maupun pendidikan informal yang kesemua itu bertujuan untuk membuat hidup kita sukses dan bahagia kelak. Perjalanan panjang emang, tetapi akan berbuah manis kedepan hari.

           Hal itulah yang sedang saya alami, bergelut dengan buku-buku untuk menambah pengetahuan dan keterampilan saya demi kesuksesan itu. Dari kecil hingga sebesar sekarang saya masih terus belajar dan akan terus belajar. Karena dengan belajar saya yakin akan merubah diri saya menjadi lebih baik dari sebelumnya dan kesuksesan akan menjadi sebuah bonus bagi saya. Hal itulah yang menjadi keyakinan saya mengapa tiada henti untuk belajar. Tetapi dalam pelaksanaannya tidaklah semudah membolak-balikkan telapak tangan, perlu kerja keras didalamnya. Kerja keras untuk tetap semangat serta motivasi tinggi tidaklah mudah dan itu saya rasakan sekarang. Tugas kuliah yang bertubi-tubi menghujam, belum lagi ada mata kuliah yang sepenuhnya tidak saya mengerti sangat mempengaruhi kondisi psikis dan mental saya, dan mungkin itu juga dialami oleh semua orang dalam proses belajar.

            Pepatah berakit-rakit ke hulu berenang-renang kemudian, mungkin sedang saya alami sekarang, saya sadar betul jalan kesuksesan itu banyak kerikil yang menghadang yang akan menjadikan kita lebih kuat. Tinggal bagaimana kita menyikapi kerikil-kerikil tersebut. 

             Malam ini kebetulan di TV menanyang ulang film Laskar Pelangi yang bercerita tentang semangat sejumlah anak belitong dalam menimbah ilmu di sekolah yang hampir ditutup dikarenakan tiada lagi murid yang ingin bersekolah disekolah tersebut dan lebih memilih untuk berkerja membantu perekonomian keluarga mereka. Ikal yang merupakan tokoh sentral dalam film ini memiliki cita-cita ingin menimbah ilmu di Paris sangat kontras sekali dengan kehidupan keluarga dia dan kondisi belitong pada saat itu. Tetapi mimpi bukanlah hanya sekedar mimpi jika disertai dengan tekad dan usaha yang kuat. Sepenggal lyrik soundtrack Laskar Pelangi : "..mimpi adalah kunci untuk kita menaklukkan dunia, berlarilah tanpa lelah sampai engkau meraihnya.." sangat menginspirasi saya. Kesusksesan diawali sebuah mimpi untuk hidup lebih baik dan tugas kitah merealisasikan mimpi tersebu dengan kerja keras.

             Dari film Laskar Pelangi motivasi saya kembali naik, seperti Handphone yang lagi di charge. Dengan kemudahan yang saya miliki kenapa saya masih harus mengeluh dengan kondisi kuliah saya sekarang. Anak-anak belitong saja dengan segala kekurangan, mereka masih tetap semangat untuk belajar, kenapa saya tidak?. Jangan manja, jangan pernah menyerah dan hadapi dengan dengan sabar segala kerikil yang menghadang maka kesuksesan akan mengikuti kita.

Sudahkah kita berempati?

            Menurut Wikipedia, empati adalah kemampuan untuk memahami perasaan/emosi orang lain. Empati dapat juga diartikan kesanggupan untuk turut merasakan apa yang dirasakan orang lain dan kesanggupan untuk menempatkan diri dalam keadaan orang lain. Empati membuat kita dapat turut merasa senang dengan kesenangan orang lain, turut merasa sakit dengan penderitaan orang lain, dan turut berduka dengan kedukaan orang lain. Banyak alasan mengapa kita perlu memiliki empati diantaranya :

• Kesadaran bahwa tiap orang memiliki sudut pandang berbeda akan mendorong kita untuk mampu menyesuaikan diri sesuai dengan lingkungan sosial kita. Dengan menggunakan mobilitas pikiran, kita dapat menempatkan diri pada posisi peran kita sendiri maupun peran orang lain sehingga akan membantu melakukan komunikasi efektif.

• Mampu berempati mendorong kita tidak hanya mengurangi atau menghilangkan penderitaan orang lain, tetapi juga ketidaknyamanan perasaan melihat penderitaan orang lain. Merasakan apa yang dirasakan individu lain akan menghambat kecenderungan perilaku agresif terhadap individu itu.

• Kemampuan untuk memahami perspektif orang lain membuat kita menyadari bahwa orang lain dapat membuat penilaian berdasarkan perilaku kita. Kemampuan ini membuat individu lebih melihat ke dalam diri dan lebih menyadari serta memperhatikan pendapat orang lain mengenai dirinya. Proses itu akan membentuk kesadaran diri yang baik, dimanifestasikan dalam sifat optimistis, fleksibel, dan emosi yang matang. Jadi, konsep diri yang kuat, melalui proses perbandingan sosial yang terjadi dari pengamatan dan pembandingan diri dengan orang lain, akan berkembang dengan baik.